El comercio mundial implica varios procesos en los que se intercambian hasta más de 20 documentos para un solo envío entre las distintas partes interesadas de la cadena. Durante años, la documentación del comercio mundial se ha caracterizado por los documentos físicos que se emitían, liberaban, entregaban e intercambiaban personalmente o mediante servicios postales y de mensajería, evolucionando hasta que ciertos documentos se transmitían y eran aceptados por fax o correo electrónico, señala un reporte de Shipping and Freight Resource. 

Sin embargo, algunos documentos, como el conocimiento de embarque (BL), siguen siendo necesarios en formato físico en hasta el 40% de las transacciones comerciales de transporte marítimo.

Se debe recordar que el BL es uno de los documentos comerciales más importantes en la cadena de suministro al cumplir tres funciones: es un documento de titularidad, proporciona evidencia del contrato de transporte y actúa como recibo de los bienes. Además, muchas veces se emite también como un documento negociable, e implica una tarea bastante ardua para su emisión, liberación, endose y transferencia en formato de papel. La digitalización de la documentación comercial ha surgido como un paso importante para reducir costes, ahorrar tiempo y mejorar las transacciones comerciales, al tiempo que mejora la resiliencia de la cadena de suministro y ayuda a mitigar futuras interrupciones.

Aunque actualmente existen varios programas y tecnologías para la digitalización de la documentación comercial, hay que dar la debida importancia al aspecto jurídico de la implantación y el uso de la documentación comercial electrónica frente a la documentación física en papel. Si se toma el BL como ejemplo, en el mundo electrónico se tienen al menos dos problemas desde el punto de vista legal. Uno es la originalidad y el segundo es la singularidad del documento. 

Un documento electrónico puede tener diferentes soportes por lo que, desde el punto de vista legal, es necesario que haya un mecanismo que demuestre que se trata del único documento en circulación y que no ha sido modificado desde su emisión.

Aunque el trabajo sobre los e/BL comenzó con Bolero a finales de los años 90, con muchas empresas trabajando con diferentes sistemas para garantizar la originalidad y la unicidad del documento, desde 2021 hasta ahora menos del 2% de todos los BL emitidos son electrónicos.

Para más información: https://www.mundomaritimo.cl/noticias/la-evolucion-de-la-documentacion-comercial-fisica-a-los-formatos-electronicos